İşbu Politika, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (K.V.K.K.) ve bu Kanuna dayanarak hazırlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik gereği hazırlanmış olup, Şirketin (ÇAKIRTEPE SAĞLIK HİZ.TUR.LTD.ŞTİ) kişisel verilerin saklanması ve imhasına yönelik esasları, saklama ve imha faaliyeti sürecinde izlenecek yöntemleri ve yükümlülükleri düzenlemektedir.
İşbu Politika, Kanunda tanımlandığı üzere, Şirketin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla verilerin işlendiği sistemlerde yer alan kişisel verileri ve özel nitelikli kişisel verileri kapsamaktadır.
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca, Şirket, ‘’Veri Sorumlusu’’ sıfatıyla;
Taşıma ve depolama faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla, bu faaliyetlerin doğrudan veya dolaylı taraflarından edinilen kişisel verileri, Kanun ve ilgili mevzuatlar uyarınca hazırlanan Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasında belirtildiği şekilde işleyebilecek, kaydedebilecek, muhafaza edebilecek, güncelleyebilecek ve ilgili mevzuatlarda öngörüldüğü üzere üçüncü kişilere aktarabilecektir.
Şirket tarafından, müşteri, çalışan, çalışan adayı, iş ortakları ve tedarikçiler vb. kişilerden kimlik, iletişim, müşteri, müşteri işlem, işlem güvenliği, hukuki işlem ve uyum bilgisi kategorilerine ait kişisel veriler işlenebilmektedir.
Şirket tarafından;
amaçlarıyla Kanunun 5. Ve 6. Maddelerinde öngörülen kişisel veri işleme ilke ve şartlarına uygun olarak işlenecektir.
Kişisel verileri koruma komitesi, kişisel veri işleme envanterinde yer alan kişisel verilerin işlenmesi ile ilgili şartların ortadan kalkıp kalkmadığını altışar aylık periyodlar halinde veri kayıt sistemlerinde denetler.
Kurulun veya mahkemenin bildirimi üzerine, periyodik denetleme süresine bakılmaksızın kişisel verileri koruma komitesi tarafından kararların/bildirimlerin derhal gereği yapılır.
Kişisel verileri koruma komitesi tarafından yapılan periyodik denetimler sonucunda veri işleme şartlarının ortadan kalktığı tespit edilen kişisel verilerle ilgili olarak, işbu Politikaya göre verinin muhafaza edilmesine veya silme, yok etme veya anonim hale getirilmesine karar verilir.
Kişisel veri koruma komitesi, Şirketin itiraz, temyiz vb. yasal hakları saklı kalmak kaydıyla Kurum veya mahkeme tarafından verilen müzekkere veya kararları derhal uygular.
Kişisel Verilerin işlenmesi ile ilgili bir dava açılması ve bu davanın Kurumsal Müşteriye / Şirketimize bildirilmiş olması halinde delillerin yok olmasını önlemek amacıyla, Kanunun 5. ve 6. Maddesinde öngörülen veri işleme şartları sağlanmasa dahi, Kişisel Verileri Koruma Komitesi kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi işlemini yargılama sonuna kadar durdurur.
Kişisel verilerin silinmesi işlemi, diğer verilere de sistem içerisinde erişilememe ve bu verileri kullanamama sonucunu doğuracak ise;
Kişisel verilerin ilgili kişiyle ilişkilendirilemeyecek duruma getirilerek arşivlenmesini, başka herhangi bir kurum, kuruluş ve/veya kişinin erişimine kapalı olmasını, kişisel verilere yalnızca erişimin gerektirdiği ölçüde Kişisel Verileri Koruma Komitesi ve kişisel verilerin saklanmasından sorumlu olan teknik personel tarafından erişilmesini sağlayacak şekilde gerekli teknik ve idari tedbirler alınır ve bu suretle kişisel verilerin silinmesi işlemi yerine getirilir.
Herhangi bir veri kayıt sisteminin parçasını teşkil eden ve otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin silinmesi;
Kişisel Verileri Koruma Komitesi ve verilerin muhafazasından sorumlu teknik personel haricindeki kullanıcıların erişiminin sınırlandırılması yoluyla yapılır.
Bu işlemlerin yapılması için Şirket tarafından bu fonksiyonları yerine getirecek olan yazılımlar ve diğer teknik araç ve gereçler kullanılır.
Veri sahibinin, kişisel verisinin imhasına ilişkin bir talepte bulunması veya imhaya ilişkin Kurul veya mahkeme kararı olması veya kişisel veri işleme şartlarının ortadan kalkması/zamanaşımı süresinin dolması durumunda, Kişisel Verileri Koruma Komitesi imhası talep edilen kişisel veriyi muhafaza edildiği fiziksel veya elektronik kayıt ortamlarında ilgili kullanıcıların erişimine kapatır.
Silinen, yok edilen veya anonim hale getirilen verilerle ilgili olarak veri imha tutanağı tutulur ve bu tutanaklar üç yıl boyunca saklanır.
Veri sahibinin kişisel verilerin imhası talebi, kişisel verileri işleme şartlarının tamamen ortadan kalkmış olması koşuluyla, Şirket yetkilileri tarafından talebin alınmasını takiben 30 gün içinde gerçekleştirilir.
Şirketin, Kişisel verileri işleme şartları ortadan kalkmamışsa veya aksine mevzuat, Kurul veya mahkeme kararı yoksa kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebini reddetme hakkı bulunmaktadır.
Ret kararı gerekçesiyle birlikte, İrtibat Kişisi tarafından talep tarihinden itibaren 30 gün içinde yazılı olarak veya elektronik ortamda talepte bulunan veri sahibine bildirilir.
Kişisel veriler, Kanuna ve ilgili mevzuatlara uygun şekilde muhafaza edilmesi ve erişilmesine ilişkin alınmış idari ve teknik tedbirler kapsamında;
bilgi güvenliği politikası, idari metinler ve politika, prosedür ve işlem talimatlarıyla güvence altına alınır.
İşbu Politika ve Politikada yapılacak değişiklik ve düzenlemeler tüm Şirket çalışanlarına bildirilir.
Ayrıca, K.V.K.K.’na uyum çalışmaları kapsamında tüm Şirket personeli bilgilendirilir, gerekli eğitimler verilir ve önemli gelişmeler tüm Şirket çalışanlarına bildirilir.
İşbu Politikada belirtilen görev ve yükümlülüklerinin yerine getirilmesi ile ilgili denetim ve takip Kişisel Verileri Koruma Komitesi tarafından yapılır.
Politikada belirtilen görev ve yükümlülüklerin ihlal edilmesi durumunda, derhal ihlalde bulunan çalışanın bağlı olduğu ilgili birim Yöneticisine bildirilir ve aykırılığın giderilmesi için ilgili Yönetici gerekli tedbirleri alır.
Politikaya aykırı davranan çalışan hakkında yapılacak işlem için disiplin cezaları uygulanabileceği gibi ihlalin ağırlığına göre iş akdinin geçerli veya haklı nedenle feshi de gerçekleştirilebilir.
İşbu Politika gereklerinin yerine getirilmesi için Şirket tarafından gerekli yazılımlar/sistemler/uygulamalar kullanılır ve mevzuattaki değişiklikler ile Şirkete tebliğ edilen Kurul veya mahkeme kararları nedeniyle oluşabilecek değişiklikler İrtibat Kişisi ve Kişisel Verileri Koruma Komitesi tarafından takip edilir.
Gerekli değişiklikler, değişikliğin meydana gelmesinden itibaren en kısa sürede gerçekleştirilir.
Kişisel Verileri Koruma Komitesi;
görev ve sorumluluklarını gerçekleştirmekle yükümlüdür.
İrtibat kişisi, veri sahibinin veri sorumlusuna yönelteceği taleplerin cevaplandırılması konusunda iletişimi sağlamakla görevlidir.
İrtibat kişisinin Kanunda öngörülen görev ve yetkileri aşağıda sayılmıştır;
Şirket, Ticaret Kanunu ve ilgili düzenlemeler gereği denetimlerde istenecek her türlü bilgi ve belgeyi vermek, defter ve belgeleri ibraz etmek ve incelemeye hazır tutmakla yükümlü olup, ilgili tüm bilgi ve belgeler Şirket tarafından 10 yıl boyunca muhafaza edilecektir.
6098 sayılı Borçlar Kanunu 146. Maddesinde alacaklar için genel zamanaşımı süresinin 10 yıl olarak belirtilmiş olması ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu 82. Maddesinde belgelerin 10 yıl saklama zorunluluğunun bulunması sebebiyle, Veri Sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi, meşru menfaatlerinin korunması ve ihtiyaç halinde belgelerin adli mercilere verilebilmesi amacıyla kişisel veriler son işlem tarihinden itibaren 10 yıl süre ile saklanır.
İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği m.7/1-b hükmünde öngörüldüğü üzere Şirket çalışanlarına ait sağlık ve güvenlik kayıtları 15 yıl süreyle, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanununun ilgili maddeleri gereği, Şirket çalışanlarına ait sağlık ve güvenlik kayıtları dışındaki diğer kişisel veriler 10 yıl süreyle muhafaza edilir.
Destek hizmeti firmaları, kurumsal müşteriler ve tedarikçi firmalardan temin edilen kişisel veriler;
6098 sayılı Borçlar Kanunu 146. Maddesinde alacaklar için genel zamanaşımı süresinin 10 yıl olarak düzenlenmesi ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu 82. Maddesinde belgelerin 10 yıl saklanmasının öngörülmesi sebebiyle, Şirketin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi, meşru menfaatlerinin korunması ve talep edilmesi halinde belgelerin adli mercilere sunulabilmesi amacıyla son işlem tarihinden itibaren 10 yıl süre ile muhafaza edilir.
Kişisel Verilerin Saklama ve İmha Süreleri Tablosu
| İlgili Kişi | Açıklama | Saklama/İmha süresi |
|---|---|---|
| Şirket işlemlerinin doğrudan ya da dolaylı tarafları | Kişisel Veri | 10 yıl |
| Personel | Kişisel Veri | 10 yıl |
| Personel | Sağlık ve Güvenlik Kayıtları | 15 yıl |
| Destek hizmeti sunucusu/Tedarikçi | Kişisel Veri | 10 yıl |
Tabloda öngörülen sürelerin bitimini takip eden ilk 6 aylık periyodik imha zaman aralığında kişisel veriler ilgili kullanıcıların erişimine kapatılarak silinir.
İlgili kullanıcıların erişimine kapatılan kişisel veriler sadece erişimin gerektirdiği ölçüde Kişisel Verileri Koruma Komitesinin ve verileri saklamakla görevli olan teknik personelin erişimine açık olacak şekilde arşivlenir.